Acreditación digital
Cada asistente recibe un código QR único en cuanto termina su registro: lo ve en pantalla al instante y, con el envío de correo activo en la plataforma, también en el correo de confirmación. Tu equipo lo valida desde el móvil y cada movimiento queda registrado con punto de acceso, motivo, dirección y hora. Si el WiFi del recinto falla, el equipo sigue escaneando contra una copia local del listado y los check-ins se envían solos al volver la conexión, con su hora real. Y si tu evento necesita credencial física, te vendemos aparte las impresoras térmicas y las etiquetas.
Con listas impresas nunca sabes quién está dentro
En un congreso de 200 a 2.000 asistentes, el control de acceso suele resolverse con listados impresos y personal marcando nombres a bolígrafo. El problema no es solo la fila en la puerta: es que una lista en papel no responde a las preguntas que importan mientras el evento ocurre. Cuánta gente hay dentro de la sala ahora mismo. Si la persona que entra al taller de la tarde ya pasó por la acreditación de la mañana. Si ese mismo pase se usó hace diez minutos en otra puerta. Con varios accesos, cada lista es un universo aparte y solo se consolidan al cerrar la jornada, transcribiendo a mano a una hoja de cálculo. A eso se suma el reparto de gafetes preimpresos por orden alfabético: buscar entre cientos de sobres, escribir a mano los de última hora y corregir erratas en el mostrador mientras la cola crece.
Un QR único por asistente, validado en la puerta
gtless genera en el servidor un código QR único para cada asistente en el momento del registro, con corrección de errores alta y una carga que identifica de forma inequívoca a la persona y al evento al que pertenece. El asistente lo ve en pantalla nada más enviar el formulario: esa es la vía de entrega que no depende de nada más. Si el envío de correo está activo en la plataforma, lo recibe además incrustado en el correo de confirmación. Y si el envío por WhatsApp también está activo, puedes hacerle llegar la imagen del QR por ese canal junto a un mensaje, con un matiz que conviene conocer: Meta solo entrega mensajes libres dentro de las 24 horas siguientes a un mensaje del propio asistente. Ambos canales se habilitan a nivel de plataforma, no evento por evento. Cada acompañante declarado en el formulario recibe su propio QR cuando así lo configuras, vinculado al registro del titular. En la puerta, tu equipo abre el portal de staff desde cualquier móvil y escanea: el servidor comprueba que ese QR pertenece a ese evento —un pase de otro evento se rechaza— y deja registrado el movimiento con el punto de acceso, el motivo, la dirección de entrada o salida, el nombre de quien escaneó y la hora exacta. Y si el WiFi del recinto se cae, el escáner no se queda parado. Al abrirlo con conexión descarga una copia local del listado de asistentes; a partir de ahí, cuando una lectura falla por red —no por rechazo del servidor, que se muestra tal cual—, valida contra esa copia, guarda el escaneo en el navegador con la hora real en la que ocurrió y avisa al operador si esa persona no figuraba en la copia, sin dejarla fuera. Un aviso permanente en pantalla indica cuántos escaneos quedan pendientes. Al volver la conexión se envían solos y en orden, y el servidor conserva la hora original y los distingue de un check-in hecho en vivo. Los límites conviene tenerlos claros: hay que abrir el escáner con red al menos una vez por evento para descargar esa copia, quien se registre después no figurará en ella, la cola vive en ese navegador y ese dispositivo, y la pestaña del escáner debe permanecer abierta, porque no es una aplicación instalada. La otra división que conviene tener clara es la del gafete físico. La plataforma gestiona la acreditación digital —genera el QR, lo escanea y controla el acceso—, pero no imprime: no compone credenciales en PDF ni envía trabajos a ninguna impresora. Lo que sí puedes comprar es el hardware: gtless vende impresoras térmicas y etiquetas propias para quien necesite credencial física. Se adquieren aparte y las opera tu equipo en el mostrador, con los datos del CSV de participantes que exportas desde el panel; el control de acceso lo sigue haciendo el QR digital que el asistente enseña en el móvil.
Del formulario a la puerta, en tres pasos
Paso 1 — Registro y QR: el asistente completa el formulario público del evento. Ese formulario lo construyes campo a campo en el editor visual, disponible en cualquier plan, o lo generas con IA a partir de tu hoja de cálculo de inscritos, que es una función de Evento Pro. Al enviarlo, su QR aparece en pantalla al instante y, si el envío de correo está activo en la plataforma, sale además por correo con los datos del evento y su identificador de referencia. Paso 2 — Configuración de accesos: defines los puntos de acceso que quieres distinguir (Puerta principal, Sala A, Comida) y el catálogo de motivos. El plan gratuito trabaja con un punto de acceso; con Evento Pro son ilimitados y se habilita el conmutador de entrada y salida, que alimenta el conteo de personas dentro de la sede (el panel lo refresca cada 15 segundos). Paso 3 — Escaneo: el staff entra en el portal /staff y elige punto y motivo; el escáner recuerda los que usó la última vez en ese evento y, si solo hay uno configurado, lo selecciona por su cuenta. Después lee el QR con la cámara a 10 fotogramas por segundo, o teclea el código cuando el asistente no puede mostrarlo. Un bloqueo interno y un margen de 1,2 segundos entre lecturas evitan que el mismo pase se registre dos veces por pasarlo sin querer delante de la cámara. Si esa combinación de persona, punto, motivo y dirección ya existía, el escaneo se guarda igualmente pero marcado como duplicado y la pantalla muestra la hora del primer paso. Y si se cae la red, el escáner distingue entre un rechazo del servidor —que se muestra tal cual— y un fallo de conexión: en ese segundo caso valida contra la copia local del listado que descargó al abrirse, guarda el escaneo con su hora real y lo reenvía solo al recuperar la conexión, o cuando pulsas «Enviar ahora» en el aviso de pendientes.
QR único por asistente generado al registrarse: siempre en pantalla y, si esos canales están activos en la plataforma, también por correo de confirmación y por WhatsApp. Para quien necesite credencial física, impresoras térmicas y etiquetas propias que se compran aparte
Escáner de staff en cualquier móvil, con cámara o tecleando el código a mano, sin instalar ninguna aplicación; si se cae el WiFi sigue validando contra la copia local del listado y envía los check-ins guardados, con su hora real, al volver la conexión
Control de aforo con entrada y salida y conteo de personas dentro de la sede, refrescado cada 15 segundos (Evento Pro)
Cada paso queda registrado con punto de acceso, motivo, dirección, staff y hora; los repetidos se marcan como duplicado
FAQ
¿gtless imprime gafetes físicos?
El software no. La plataforma no compone credenciales en PDF ni envía trabajos a ninguna impresora: la acreditación que gestiona es digital y se apoya en el QR único de cada asistente, que este muestra desde la pantalla de su móvil. Lo que sí vendemos es el hardware. Si tu evento necesita gafete físico —porque hay lanyard, porque lo exige el patrocinador o porque lo pide el recinto— gtless te vende sus propias impresoras térmicas y las etiquetas. Se compran aparte del software y las opera tu equipo en el mostrador; los datos salen del CSV de participantes que exportas desde el panel, que incluye nombre, correo, teléfono, rol de participación, fecha de registro y todos los campos personalizados de tu formulario. El control de acceso lo sigue haciendo el QR digital, imprimas o no.
¿Puedo personalizar la acreditación con mi marca?
La página pública del evento, donde el asistente se registra y ve su QR, se personaliza con tus colores primario, secundario y de acento, tus tipografías de titular y de texto y la portada del evento, en los cuatro modos de presentación. Tu logotipo aparece en la navegación del modo sitio web; los otros tres modos aplican los colores y las tipografías, pero no colocan logotipo. El correo de confirmación aplica el color primario del evento en su cabecera, pero conviene saber el resto: se envía en el idioma del evento y firma "Enviado con gtless". Su plantilla no es editable por el organizador por ahora, y esa firma viaja también con Evento Pro. Donde sí cambia el plan es en la página pública: el plan gratuito muestra la insignia "Hecho con gtless", que desaparece al activar Evento Pro en ese evento. gtless no ofrece dominio propio: la dirección pública siempre vive bajo el dominio de la plataforma.
¿Cómo acredito a un asistente que llega sin registro previo?
Se registra en el momento. Abre el formulario público del evento en una tablet del mostrador o en el propio móvil del asistente: al enviarlo, su QR aparece en pantalla al instante, así que tu staff puede escanearlo acto seguido sin esperar a ningún correo. Si prefieres tenerlos cargados de antemano, la importación por CSV crea los participantes que falten y les genera su QR, aunque esa vía no envía correos y el código tendrás que hacérselo llegar tú. El registro no cobra nada al asistente: gtless no vende entradas ni procesa pagos de asistentes.
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