Caso de uso
Registro para Ferias y Expos Corporativas
Eventos B2B con expositores, visitantes y compradores. Un punto de escaneo por puerta o pabellón, QR multi-día y walk-ins atendidos sin frenar la operación.
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El problema operativo de una feria
Una feria comercial es uno de los eventos más complejos de operar porque combina dos audiencias con necesidades opuestas. Los visitantes quieren entrar rápido y descubrir productos sin fricción; los expositores quieren capturar la mayor cantidad posible de leads cualificados con datos completos. El equipo organizador, mientras tanto, debe gestionar credenciales multi-día, controlar accesos por tipo de visitante (comprador profesional, prensa, distribuidor, público general), procesar walk-ins el día del evento, y al final entregar reportes a cada expositor demostrando el ROI de su stand. Con sistemas tradicionales, los visitantes hacen filas largas en la entrada, los expositores apuntan datos en libretas o tarjetas que se pierden, y los reportes se construyen manualmente días después. Una feria de 3 días con 2.500 visitantes y 80 expositores genera literalmente miles de hojas de papel y horas de trabajo administrativo que podrían eliminarse.
Cómo gtless lo resuelve
gtless separa a expositores y visitantes desde el propio formulario: el tipo de asistente es un rol del evento y viaja con el QR, el panel y la exportación. Los visitantes se pre-registran en línea y reciben un QR multi-día, válido para los 3 días de la feria, con un solo escaneo a la entrada al inicio de cada jornada. Los walk-ins se atienden en una tablet con registro en piso y quedan inscritos con su QR en menos de 90 segundos; si tu feria necesita credencial física para el gafete del pabellón, te vendemos las impresoras térmicas y las etiquetas, que tu equipo opera en el mostrador con los datos que acaba de capturar. Cada puerta, pabellón o zona se da de alta como punto de acceso propio, así que el histórico deja constancia de quién pasó por dónde, con qué motivo y a qué hora, y el organizador lo ve en un panel que se refresca solo cada 15 segundos: visitantes por día, tráfico por hora y actividad de cada punto de acceso. En un pabellón el WiFi es un recurso escaso: cuando la red se cae en la puerta, el escáner valida contra la copia local del listado que descargó al abrirse y guarda los escaneos en cola, que se envían solos, con su hora real, en cuanto vuelve la conexión. Y lo que gtless no hace, dicho sin rodeos: no hay captura de leads por expositor ni un panel separado por stand. Los accesos al panel son de organizador o de staff de puerta, y quien los tiene ve la feria entera.
Funciones clave para ferias
Flujo expositor / visitante separado
Visitante, comprador profesional, prensa, distribuidor o expositor: cada rol se define una vez y viaja con el QR, el panel y la exportación.
Un punto de escaneo por zona
Cada puerta, pabellón o zona es su propio punto de acceso: el escaneo deja constancia de sitio, motivo, entrada o salida y hora.
Credencial multi-día
Un solo QR válido para los 3 días con re-check-in al iniciar cada jornada.
Registro walk-in en piso
Tablet con formulario IA: el walk-in queda inscrito con su QR en 90 segundos. Para el gafete físico, nuestras impresoras térmicas y etiquetas.
Exportación de inscritos en CSV
Nombre, correo, teléfono, rol, fecha de registro y todos los campos del formulario, listos para tu CRM.
Panel del organizador en vivo
Visitantes por día, tráfico por hora y actividad de cada punto de acceso, con refresco automático cada 15 segundos.
Imagina tu próxima feria
Estás organizando una feria B2B de tecnología industrial de 3 días con 2.500 visitantes esperados y 80 expositores. Lanzas el registro online un mes antes, los visitantes se pre-registran indicando si vienen como compradores profesionales, distribuidores o prensa, y ese tipo queda como su rol dentro del evento. Cada uno recibe su QR multi-día por email. El día 1, abres a las 9:00 con 4 puntos de check-in y 2 tablets de walk-in. A las 10:20 el WiFi del pabellón se satura y los cuatro móviles de puerta pierden la red: siguen escaneando contra la copia local del listado y acumulan los check-ins en cola, que se envían solos veinte minutos después con la hora real de cada entrada, sin que nadie en la fila note nada. A las 11:00 ya entraron 1.400 visitantes y tu panel muestra el tráfico por hora y por puerta. Día 2 y 3 repites el flujo. Al cierre revisas en el histórico de accesos quién pasó por cada puerta, con qué rol y a qué hora, y descargas el CSV de inscritos con todos los campos del formulario. Con eso montas el informe para el sponsor principal el lunes siguiente, no dos semanas después.
Preguntas frecuentes
¿Cada expositor tiene su propio panel de leads?
No, y conviene decirlo antes de firmar nada: gtless no incluye captura de leads por expositor ni un panel separado por stand. Los accesos al panel son de organizador o de staff de puerta, y quien entra ve la feria entera. Lo que sí montas es un punto de escaneo por pabellón, puerta o zona, y en el histórico de accesos lees quién pasó por cada uno, con su rol, motivo y hora.
¿Los visitantes necesitan instalar una app?
No. El visitante recibe su QR por correo, y también por WhatsApp si esa integración está activa. Lo guarda como imagen en el teléfono o lo lleva impreso. Cero apps que descargar.
¿Puedo cobrar entradas para visitantes profesionales?
Con gtless no: la plataforma no vende entradas. El formulario público no tiene precio ni pasarela de pago, y el único cobro con Stripe es el del organizador al desbloquear su evento. Lo que sí puedes es diferenciar perfiles —comprador profesional, prensa, distribuidor— con un campo de perfil en el formulario; ese rol sale en el CSV para conciliarlo con el cobro que gestiones por tu cuenta.
¿Qué pasa con expositores que se inscriben tarde?
Puedes darlos de alta en cualquier momento, incluso el día anterior, uno a uno o subiendo un CSV; cada uno recibe su QR por correo. El acceso al panel es aparte y lo das tú a mano, solo a las personas de tu equipo que vayan a operar la puerta.
Cada acceso, medido por separado
Cada puerta o pabellón es su propio punto de escaneo: el histórico deja constancia de quién entró, por dónde y a qué hora, y se consulta en pantalla. Lo descargable es el CSV de inscritos.
Plan recomendado
Crear el evento es gratis. Publícalo con Evento Pro (pago único por evento, activo 1 año): registros sin la marca gtless, más asistentes, puntos de acceso ilimitados y todos los módulos. ¿Varias ferias al año? La suscripción para organizadores las hace ilimitadas.
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