Caso de uso
Registro para Congresos Médicos
Sociedades científicas, congresos hospitalarios, simposios farmacéuticos. Número de colegiado y especialidad en el formulario, QR único por asistente y registro de entradas y salidas sala por sala.
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Por qué los congresos médicos son distintos
Un congreso médico no es un evento corporativo más. Hay tres complicaciones específicas que las plataformas genéricas no resuelven bien. Primero, la verificación de credenciales profesionales: no cualquier persona puede acreditarse como médico, y la sociedad organizadora suele exigir el número de colegiado verificado contra el registro nacional o regional. Segundo, los créditos formativos (CEU, CME, EACCME en Europa, MOC en América): los asistentes necesitan demostrar que asistieron a un número mínimo de horas en sesiones específicas, y el organizador necesita reportar a la entidad acreditadora con asistencia exacta por sesión. Tercero, las normas de compliance farmacéutico: si hay un sponsor farmacéutico, hay restricciones sobre qué datos puede ver, qué sesiones puede patrocinar, y cómo se segregan las sesiones promocionales de las científicas independientes. Las hojas de cálculo de Excel y los formularios genéricos de Eventbrite no cubren ninguno de estos tres puntos sin parchearlo manualmente. gtless tampoco los resuelve enteros, y conviene decirlo antes: cubre la captura de datos profesionales y la evidencia de asistencia sala por sala, que es la parte que consume las semanas de trabajo, y deja en tus manos el cómputo de créditos, la emisión de certificados y la relación con la entidad acreditadora.
Cómo gtless lo resuelve
En el formulario de inscripción añades los campos que la sociedad necesita: número de colegiado obligatorio, especialidad, hospital de referencia, y campos que solo aparecen cuando corresponde, como el año de residencia si el asistente se declara residente. Un selector puede marcarse como campo de perfil: el valor que elige el inscrito pasa a ser su rol dentro del congreso —residente, adjunto, ponente, industria— y ese rol viaja en la exportación; además, en la misma sesión en la que acaba de inscribirse, la página del evento le muestra también los módulos reservados a su perfil. No hay inicio de sesión para asistentes, así que si vuelve otro día verá de nuevo solo los módulos abiertos a todos. Al confirmar la inscripción, cada asistente recibe por correo su QR personal, siempre que el envío de correo esté activo: el servidor SMTP es único para toda la plataforma, lo configura gtless y no cada organizador, y la plantilla del correo está en inglés y firmada 'Powered by EventNexus'. Antes del congreso das de alta cada sala como punto de acceso y defines los motivos que quieres distinguir; durante los días del congreso el equipo de puerta escanea con el móvil desde el portal de staff, marcando entrada o salida. Cada movimiento queda registrado con sala, motivo, dirección, hora exacta, nombre, correo y rol del asistente, y el panel muestra cuántas personas hay dentro del congreso en cada momento. El WiFi de un hotel de congresos con 800 médicos conectados no es de fiar, así que el escáner no depende de él: si se cae la red, valida contra una copia local del listado que descargó al abrirse y guarda cada movimiento en cola con la hora real en la que ocurrió; al volver la conexión, la cola se envía sola y el servidor conserva esa hora original en lugar de la de sincronización. Dos matices honestos: hay que haber abierto el escáner con conexión al menos una vez, y quien se inscriba después de esa descarga no figura en la copia local, así que su escaneo se guarda igualmente con el aviso de que no aparece en el listado. Ese histórico es la evidencia de asistencia y se consulta en pantalla, en la pestaña de control de acceso; no se exporta. El único fichero descargable es el CSV de inscritos, con todos los campos del formulario. El cómputo de créditos y la emisión de los certificados los haces con esos datos en tu herramienta habitual: gtless no calcula créditos formativos ni genera certificados.
Funciones clave para congresos médicos
Número de colegiado en el formulario
Campo obligatorio junto a especialidad y hospital. Se guarda con el asistente y sale en el CSV, sin contraste con el registro oficial.
Asistencia sala por sala
Cada sala es un punto de acceso: el escaneo deja constancia de sala, motivo, entrada o salida, hora y rol del asistente.
Aforo en vivo del congreso
El panel cuenta cuántas personas hay dentro a partir del último movimiento de cada asistente, con refresco cada 15 segundos. Es un total del congreso, no un aforo por sala.
Programa científico y sesiones patrocinadas separados
Publica ambos en módulos distintos de la página del evento y distingue su acceso con motivos de escaneo diferenciados.
Consentimiento explícito en el formulario
Añade un campo de consentimiento para compartir datos con la industria; la respuesta queda con el asistente y se exporta.
Exportación de inscritos en CSV
Descarga nombre, correo, teléfono, rol, fecha de registro y todos los campos del formulario para emitir certificados con tu proveedor.
Imagina tu próximo congreso médico
Eres responsable del congreso anual de una sociedad nacional de cardiología: 850 doctores inscritos y 4 salas paralelas durante 2 días. Configuras el formulario con número de colegiado obligatorio, correo institucional, especialidad y hospital, más un selector 'Tipo de asistente' marcado como campo de perfil, de modo que cada inscrito queda clasificado como residente, adjunto o ponente sin que nadie lo etiquete a mano. Al confirmar la inscripción, cada doctor recibe su QR personal por correo, si el envío de correo de la plataforma está activo. Antes del congreso das de alta las 4 salas como puntos de acceso y creas dos motivos de escaneo: sesión científica y sesión patrocinada. Durante los dos días, el equipo de puerta escanea con el móvil al entrar y al salir de cada sala; el panel muestra cuántas personas hay dentro del congreso en ese momento y el histórico deja constancia de quién entró, en qué sala, con qué motivo y a qué hora. El segundo día, a media mañana, el WiFi del hotel se cae en la sala 3: la persona de puerta sigue escaneando contra la copia local del listado y los movimientos quedan en cola; cuando la red vuelve veinte minutos después, se envían solos con la hora exacta en la que cada médico entró, no la de la sincronización, que es justo lo que necesitas para que la evidencia de asistencia se sostenga. Ese histórico se consulta en pantalla, en la pestaña de control de acceso, que muestra los 2.000 movimientos más recientes: con 850 médicos, 4 salas y entrada y salida en cada una, dos días de congreso superan esa ventana, así que conviene revisarla al cierre de cada jornada. Descargable hay una sola cosa, el CSV de inscritos con el número de colegiado y la especialidad de cada uno, y con él emites los certificados en la herramienta que ya usa la sociedad.
Preguntas frecuentes
¿gtless valida número de colegiado contra el registro oficial?
No. El campo se marca como obligatorio y se almacena con el participante, de modo que nadie termina la inscripción sin declararlo y el dato viaja después al CSV. La validación contra registros oficiales externos no está incluida por ahora, ni tampoco la comprobación del formato: lo que el asistente escribe es lo que se guarda.
¿gtless emite los certificados de asistencia en PDF?
No, la generación de certificados no está incluida, y conviene precisar qué obtienes exactamente. Descargable hay una sola cosa: el CSV de inscritos, con número de colegiado, especialidad, hospital, rol y cualquier otro campo del formulario. El histórico de escaneos no se exporta. Se consulta en pantalla, en la pestaña de control de acceso, que lista los 2.000 movimientos más recientes con asistente, sala, motivo, staff y hora en formato hh:mm; el sistema guarda también la fecha y si fue entrada o salida, pero esa tabla no los muestra. Con ese material calculas las horas de cada médico y emites los certificados con el proveedor que ya uses.
¿Cómo cumplimos con las normas farmacéuticas (Farmaindustria, EFPIA)?
gtless cubre la parte de datos. Publicas el programa científico y las sesiones patrocinadas como módulos distintos de la página del evento, distingues unas de otras con motivos de escaneo diferenciados en el control de acceso, y añades al formulario un campo de consentimiento explícito para compartir datos con la industria, cuya respuesta queda registrada con cada asistente y se exporta en el CSV. El reporte de transferencias de valor no está incluido: gtless no lo genera ni lo presenta por ti.
¿Se puede cobrar distinto a residentes y a adjuntos?
No, gtless no vende inscripciones: el formulario público no tiene precio ni pasarela de pago, y el único cobro con Stripe es el del organizador al desbloquear su evento. Lo que sí puedes es diferenciar perfiles: un selector marcado como campo de perfil clasifica a cada inscrito como residente, adjunto o no socio, y ese rol aparece en el CSV para conciliarlo con el cobro que gestiones por tu cuenta. En la sesión en la que se acaba de inscribir, la página del evento le muestra además los módulos reservados a su perfil; como no existe inicio de sesión para asistentes, en visitas posteriores vuelve a ver solo los módulos abiertos a todos.
Cuando el WiFi del hotel falla
Sin red, el escáner valida contra la copia local del listado y guarda los movimientos en cola: se envían solos al volver la conexión, con la hora real de cada uno.
Plan recomendado
Para congresos médicos recomendamos 'Evento Pro': pago único de 369 USD por ese congreso, sin cuota mensual ni prueba que caduque. El evento queda activo 365 días y admite hasta 1.000 inscritos. Sobre el plan gratuito añade lo que un congreso con varias salas necesita: puntos de acceso ilimitados (uno por sala), control de aforo con entrada y salida y conteo en vivo de personas dentro, los 13 módulos de la página del evento, la traducción del congreso y de sus módulos a varios idiomas con IA, y la generación del formulario y de los módulos a partir de tus propios archivos con LiA. También retira la insignia 'Hecho con gtless' de la página pública. Cada congreso se paga por separado; no hay suscripción de organizador en autoservicio.
Tu próximo congreso médico, sin Excel
Empieza gratis con hasta 100 inscritos por evento. Cuando el congreso pida más, son 369 USD de pago único por ese congreso.