Caso de uso
Registro para Eventos Corporativos Internos
All-hands, sales kickoffs, summits de liderazgo y eventos internos donde tus asistentes son tus empleados. Sin marketplace público y con métricas de asistencia que sí importan.
¿Prefieres que te lo enseñemos? Escríbenos a ventas@gtless.com
El problema con las herramientas tradicionales
Los equipos de RRHH y de comunicación interna que organizan eventos para sus propios empleados están atrapados entre dos extremos. Por un lado, herramientas como Eventbrite o Lu.ma que están diseñadas para eventos públicos: piden que crees una landing pública con tu evento, exponen información a Google y empujan tu marca corporativa a un marketplace donde no quieres estar. Por otro, plataformas enterprise como Cvent que requieren contratos anuales de cinco cifras solo para gestionar 4 sales kickoffs al año. El resultado: muchos equipos de people operations terminan usando Google Forms más una hoja de cálculo más mensajes manuales por Slack o Teams para confirmar asistencia. Cuando llegan 350 personas a un all-hands en un teatro alquilado y la lista impresa no coincide con quién entró realmente, no hay forma de saber quién faltó, quién entró sin estar invitado, o cuál fue la asistencia real para reportar a dirección.
Cómo gtless lo resuelve
gtless es la herramienta intermedia: enterprise en seguridad y privacidad, pero accesible en precio y curva de aprendizaje. Tu evento no se publica en ningún marketplace ni directorio, y el registro puede ser cerrado: defines la lista de correos invitados y solo esos correos, con coincidencia exacta, pueden inscribirse. Subes tu directorio de empleados desde un CSV y ya tienes a todos pre-registrados. Cada empleado recibe su QR personal por email. El día del evento, un staff con un móvil escanea a 400 personas en una hora, sin contraseñas, sin filas, y al final tienes la asistencia exacta para reportar a tu equipo de liderazgo. Y como el WiFi de un teatro o un espacio alquilado casi nunca está pensado para 400 personas a la vez, el escáner no depende de él: si se cae la red, valida contra la copia local del listado que descargó al abrirse y los check-ins se envían solos, con su hora real, en cuanto vuelve la conexión. Para sales kickoffs distribuidos puedes crear un evento por oficina con un mismo formulario base, y para summits multi-día con sesiones paralelas tienes el flujo completo de check-in por sala. Sin marketplace público, sin marca de Eventbrite, sin contratos anuales con Cvent.
Funciones críticas para eventos internos
Sin marketplace ni directorio público
La página del evento no se lista en ningún directorio ni se promociona a nadie. Es una URL de gtless a la que llega quien tenga el enlace: lo que restringe el acceso de verdad es el registro cerrado.
Acceso solo por invitación
Registro cerrado: solo los correos de la lista que subes pueden inscribirse, con coincidencia exacta.
Importación desde CSV
Sube tu directorio de empleados en un CSV y pre-registra a todos en segundos.
Reporte de asistencia para dirección
El panel cuenta en vivo cuántos han entrado y el histórico de accesos deja constancia de quién y a qué hora, en pantalla. Descargable hay una cosa: el CSV de inscritos con todos los campos del formulario, para cruzarlo por departamento u oficina en tu hoja de cálculo.
Eventos multi-oficina
Crea variantes de un mismo evento para cada sede con un solo formulario base.
Check-in que aguanta sin WiFi
Si el espacio alquilado se queda sin red, el equipo sigue escaneando y los check-ins se envían solos al recuperarla.
Imagina tu próximo all-hands
Tu CEO anuncia el siguiente all-hands trimestral en un teatro alquilado para 380 empleados. RRHH te pide gestionar el registro y reportar asistencia exacta a la junta. Subes el CSV del directorio de empleados, gtless crea un evento privado con registro cerrado limitado a esos 380 correos, y cada empleado recibe su QR personal por email el lunes. Algunos empleados confirman, otros no responden pero igual aparecerán. El día del all-hands, tres personas de RRHH con sus móviles escanean en la entrada del teatro: 380 personas en 45 minutos, cero filas. A mitad de la entrada el WiFi de invitados del teatro deja de responder; los tres móviles siguen escaneando contra la copia local del listado y, cuando la red vuelve, envían solos los check-ins pendientes con la hora real de cada uno. El dashboard te muestra en vivo cuántos están adentro, con el desglose por tipo de participante. Al cerrar el evento comparas en el histórico de accesos quién entró de verdad frente a la lista invitada, y descargas el CSV de inscritos con todos los campos del formulario para cruzarlo por oficina en tu hoja de cálculo. El reporte que entregas a tu CFO sale de datos, no de estimaciones.
Preguntas frecuentes
¿Mis empleados ven la marca gtless en algún momento?
En la página del evento, no: con Evento Pro pones tus colores y tu logo y desaparece la insignia 'Hecho con gtless'. Conviene decir dónde sí la ven: el correo de confirmación con el QR sale de la plataforma con una plantilla fija firmada 'Powered by EventNexus'. Y no existe dominio propio ni marca blanca: el evento vive en una URL de gtless, no en la tuya.
¿Cómo restrinjo el acceso solo a mis empleados?
Configuras el evento como registro cerrado y subes la lista de correos invitados. Solo esos correos, con coincidencia exacta, pueden registrarse y recibir su QR; el resto no tiene acceso. No hay filtro por dominio: si quieres cubrir a toda la plantilla, sube el directorio completo desde el CSV.
¿Puedo pre-registrar a todos mis empleados de una vez?
Sí. Sube un CSV con nombre y correo de tu directorio y todos quedan pre-registrados; cada uno recibe su QR personal por email.
¿gtless cumple con políticas internas de privacidad y datos?
Datos cifrados en tránsito y en reposo, cumplimiento GDPR y posibilidad de firmar DPA.
Un kick-off montado en una tarde
Formulario, página pública y QR de acceso configurados en menos de 10 minutos, sin equipo de IT.
Cuánto cuesta
Crear el evento es gratis. Publícalo con Evento Pro (pago único por evento, activo 1 año) para quitar la marca gtless, subir el límite de asistentes y desbloquear todos los módulos. ¿Organizas varios eventos internos al año? La suscripción para organizadores los hace ilimitados.
Tu próximo evento interno, sin caos
Pruébalo gratis sin tarjeta de crédito.